Como emitir nota fiscal eletrônica: passo a passo no Brasil
Toda vez que compramos um produto ou contratamos um serviço, nós temos que (obviamente) pagar e, ao realizar este ato, uma pergunta sempre é feita: CPF na nota?
Esta nota é um documento que, apesar de simples, é usado para registrar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços para fins fiscais, possuindo validade jurídica garantida.
Apesar de, normalmente, ser emitida em um papel, a tecnologia chegou para mudar também este setor da economia.
Hoje em dia já temos a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que basicamente é a mesma coisa que o papel, porém, exclusivamente digital.
Saber como emitir a Nota Fiscal Eletrônica simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes e permite que o Fisco acompanhe as operações comerciais em tempo real.
Neste artigo, explicaremos tudo sobre a NF-e, como emitir a Nota Fiscal Eletrônica, seus tipos e muito mais. Acompanhe logo abaixo.
O que é e por que emitir nota fiscal eletrônica é essencial
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que registra operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços para fins fiscais, assim como a Nota Fiscal física.
Este registro possui validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, assegurando sua autenticidade e integridade.
Além de também garantir transparência, a Nota Fiscal eletrônica também proporciona conformidade legal.
Em um mundo cada vez mais digital, com lojas exclusivamente virtuais, saber como emitir a NF-e se tornou não só prático como também essencial, especialmente para e-commerces e MEIs.
Tipos de nota fiscal eletrônica e suas diferenças
Mesmo com a Nota Fiscal Eletrônica sendo um documento essencial e padronizado, não existe um único tipo de NF-e, com cada modelo sendo usado para certo tipo de pagamento.
É essencial saber como emitir cada Nota Fiscal Eletrônica, justamente por cada uma ter sua própria finalidade, e são elas:
NF-e: Usada para documentar a circulação de mercadorias.
NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, usada para registrar a prestação de serviços.
NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, utilizada na venda para o consumidor final e que substitui o cupom fiscal.
CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico, obrigatório para empresas de transporte de cargas.
Requisitos básicos para emitir nota fiscal eletrônica
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento que assegura a integridade e a autenticidade das movimentações comerciais de forma totalmente digital.
Por sua responsabilidade legal, é preciso cumprir alguns requisitos antes de começar a emitir as NFs-e.
Esses requisitos asseguram que a emissão seja reconhecida pelos órgãos fiscais e que o processo ocorra sem erros ou rejeições.
CNPJ ativo: a empresa precisa estar devidamente registrada na Receita Federal, com situação cadastral regular. Sem isso, o sistema da SEFAZ não autoriza a emissão.
Inscrição estadual ou municipal: obrigatória conforme o tipo de atividade. Quem vende produtos precisa de inscrição estadual, enquanto prestadores de serviço necessitam da inscrição municipal.
Certificado digital (e-CNPJ): funciona como uma assinatura eletrônica que garante autenticidade e segurança nas notas. Deve ser emitido por uma autoridade certificadora credenciada (como Serasa, Certisign, Soluti, entre outras).
Credenciamento na SEFAZ: é preciso habilitar a empresa junto à Secretaria da Fazenda do estado para que ela possa enviar NF-e. O processo costuma ser feito online, de forma simples e gratuita.
Sistema emissor de NF-e: pode ser o emissor gratuito da SEFAZ ou um software privado integrado à contabilidade. O importante é que o sistema gere o arquivo XML e permita o envio e armazenamento adequado das notas.
Passo a passo para emitir nota fiscal eletrônica
O passo a passo para se emitir uma Nota Fiscal Eletrônica é extremamente simples e, assim como o próprio documento, inteiramente on-line.
Este passo a passo simplificado é também o que ajuda a popularizar este meio de registro comercial.
As etapas para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica são:
Obtenha o certificado digital (e-CNPJ): ele funciona como a identidade eletrônica da sua empresa e é essencial para assinar digitalmente as notas, garantindo autenticidade e validade jurídica.
Cadastre-se na SEFAZ do seu estado: esse credenciamento autoriza sua empresa a emitir NF-e. O procedimento é feito online, no portal da Secretaria da Fazenda, e pode variar levemente conforme o estado.
Escolha um sistema emissor: você pode usar o emissor gratuito da SEFAZ (para baixo volume de notas) ou contratar um software emissor privado, que oferece automação e integração com seu sistema de gestão ou contabilidade.
Configure o emissor com os dados da empresa: insira informações como CNPJ, inscrição estadual, endereço e série das notas. Esse cadastro inicial é necessário para que o sistema gere os arquivos XML corretamente.
Preencha os dados da nota fiscal: informe os dados do cliente (CNPJ ou CPF), descrição dos produtos ou serviços, valores, impostos aplicáveis e CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
Assine e envie a nota para a SEFAZ: o sistema fará a assinatura digital com o certificado e enviará o arquivo XML para validação. Se estiver tudo correto, a SEFAZ autoriza a emissão e gera o protocolo de autorização.
Gere e envie o DANFE ao cliente: o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a versão simplificada e visual da NF-e. Deve ser enviada ao cliente junto com os produtos ou por e-mail.
Armazene o XML por cinco anos: por lei, tanto o emissor quanto o destinatário precisam guardar o arquivo eletrônico da nota pelo período mínimo de cinco anos, para fins de auditoria ou fiscalização.
Este é o passo a passo resumido e simplificado e, para se aprofundar, é preciso realizar capacitações, como em cursos técnicos em contabilidade EAD.
Regularidade fiscal é sinônimo de crescimento
A Nota Fiscal Eletrônica permite que seu negócio esteja em dia com a legislação fiscal de forma prática e virtual, mas não é só isso.
Com esse registro, você demonstra profissionalismo e transparência para os clientes, deixando uma boa imagem e aumentando sua reputação.
A digitalização do mundo facilitou os processos de emissão de notas fiscais até para pequenos empreendedores, mas, para um negócio de sucesso, é essencial se profissionalizar.
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